Redovisningsbyråer löper idag stor risk att utnyttjas som ett led i penningtvätt. För att säkerställa att allt går rätt till ställer lagen därför höga krav på hur redovisningsbyråer utifrån ett riskbaserat arbetssätt ska arbeta med kundkännedom, riskbedömning och identifiering av kunder.
I den här artikeln går vi igenom fem tips på hur du kan effektivisera byråns arbete mot penningtvätt, med utgångspunkt i penningtvättslagen och KYC-processen.
1. Arbeta med kundkännedom genom automatiska KYC-formulär
Utan tillräcklig kännedom om kunden får redovisningsbyrån inte etablera en affärsrelation eller utföra enstaka transaktioner. I byråstödsprogrammet INBooks Flow kan du utöka din kundkännedom genom att arbeta med automatiserade KYC-formulär. Formulären anpassas efter byråns rutiner och kundens unika situation och riskfaktorer.
2. Använd BankID för säker identifiering av kunder
Identifiering och kontroll av kundens identitet är ett krav i KYC-processen. Byrån ska till exempel kontrollera namn och övriga uppgifter baserat på kundens riskprofil. I INBooks Flow hämtas uppgifter om kunden och dess befattningshavare från ett externt register. Därefter används e-legitimation via BankID för identifiering. På så sätt kan du säkerställa att uppgifter om kunden är aktuella och att identifiering av kunden sker på ett effektivt och säkert sätt – även på distans.
3. Skaffa automatisk kontroll av PEP och verklig huvudman
I KYC-processen ska byrån alltid kontrollera om kunden har en verklig huvudman. Verklig huvudman är en person som direkt eller indirekt utövar ett bestämmande eller inflytande över kunden. För de företagsformer där det inte finns verklig huvudman utses istället en alternativ verklig huvudman, vars identitet också måste kontrolleras. Även kundens ägarförhållande och kontrollstruktur behöver ses över för att du ska kunna göra en korrekt riskbedömning.
Enligt penningtvättslagen är det obligatoriskt att inhämta information om kunden, dess verkliga huvudman eller dess närstående är en person i utsatt ställning (PEP). En person i utsatt politisk ställning löper högre risk att utsättas för bland annat korruption, vilket innebär att byrån måste vidta extra åtgärder.
I INBooks Flow görs automatiska kontroller av ett företags verkliga huvudman och befattningshavare, samt PEP-kontroll av personen och personens närstående. Informationen ligger till grund för din riskbedömning och lagras på kundkortet.
4. Förenkla arbetet med den allmänna riskbedömningen
Riskbedömning är en central del av redovisningsbyråns verksamhet – både allmän och för specifika kunder. I INBooks Flow kan du beskriva och dokumentera din byrås riskfaktorer och åtgärder i arbetet mot penningtvätt. Riskbedömningen utgår från din uppdragslista och dina kunder. Du kan anpassa mallen efter din verksamhet genom att lägga till eller inaktivera potentiella riskfaktorer.
5. Få notiser vid förändringar hos kund
För att upprätthålla ett riskbaserat arbetssätt krävs rutiner för att löpande fånga upp förändringar hos byråns kunder. Förändring av styrelse, verklig huvudman eller finansiell information kan innebära att kundens riskbedömning förändras. Om flera i styrelsen avgår eller verklig huvudman ofta byts ut kan det vara varningssignaler som innebär att åtgärder måste vidtas.
INBooks Flows bevakningstjänst screenar alla dina kunder dagligen utifrån de krav som finns. Vid eventuell förändring blir du notifierad och kan ta del av den nya informationen för att sedan vidta eventuella åtgärder.
Vill du veta mer om hur du kan effektivisera arbetet med kundkännedom på din redovisningsbyrå? Läs mer här!
